Gestão de dados no RH: 4 dicas para evitar perda de informações!

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É inegável que a tecnologia surgiu como uma aliada das organizações. São muitas inovações que agregam na gestão e permitem o aumento da produtividade e segurança para a tomada de decisão. Para aqueles que entendem que o capital humano é um grande diferencial, a gestão de dados no RH é uma dessas ferramentas estratégicas.

Sabemos que lidar com pessoas não é fácil. Por isso, quanto mais informações tiver sobre os colaboradores, melhor para o gerenciamento das metas, benefícios, promoções e demais atividades do setor. Porém, já imaginou todo esse volume de dados se perdendo por uma falha no sistema? O que você faria?

Para não cometer um grande erro e perder todo o planejamento feito, nós vamos ajudar você a entender mais sobre o assunto e como se prevenir. É só continuar a leitura e descobrir como evitar a perda de informações.

Por que fazer a gestão de dados de RH?

A ação de hackers não é um “privilégio” dos computadores residenciais. As organizações também estão sujeitas a terem seus dados roubados e podem ter informações estratégicas e confidenciais expostas para todo o mercado. Um exemplo disso é a planilha de cargos e salários. Com o acesso aos valores pagos aos melhores talentos, fica muito mais fácil da concorrência convencer seu colaborador a mudar de ambiente.

Não foi convencido ainda? Pois pense nos atestados médicos, calendários de férias e banco de horas que precisam ser arquivados corretamente para fins de fiscalização ou processos trabalhistas. É muita empresa que recebe multas do Ministério do Trabalho por negligenciar essa obrigação. Isso sem contar com a insatisfação dos funcionários após descobrirem que o relatório de horas trabalhadas a mais foi perdido e que elas não serão compensadas justamente.

Como fazer a gestão de dados de RH?

Para impedir que o caos se instale no setor de RH e, consequentemente, no resto da sua empresa, listamos algumas dicas para você. Acompanhe.

1. Prepare sua equipe

Você pode ter o melhor sistema, mas se não souber como usar estrategicamente, será um investimento perdido. A mesma lógica se aplica quando pensamos na coleta e lançamento de dados no sistema.

As pessoas responsáveis por alimentar e operar a rede precisam ter consciência do que a negligência implica para a empresa e também devem saber identificar e corrigir erros. Para isso, é fundamental treinar os colaboradores periodicamente ou a cada mudança de procedimento.

Para conseguir uma preparação adequada, o departamento de RH pode pedir auxílio ao setor de TI. Em um primeiro momento, será necessário também criar mecanismos de fiscalização como forma de garantir que os padrões de segurança sejam seguidos. Após essa internalização, fica mais fácil fazer a gestão.

2. Conte com o apoio de um bom sistema

Equipes capacitadas precisam também de um bom sistema para operar. Se você jogar no Google a palavra-chave “segurança da informação”, certamente vão surgir várias opções e muitas empresas dizendo que seu produto é o melhor. Nesse momento, é preciso acertar na escolha para não correr o risco de optar por uma opção ruim. Afinal, a tecnologia é um investimento e, como tal, precisa dar retorno positivo.

Dentro do setor de RH, as opções mais procuradas estão relacionadas à automatização das atividades e armazenamento de informações como: perfil comportamental, indicadores de desempenho, pesquisa de clima organizacional, benefícios e outras. Você pode optar por um sistema específico para essa área ou escolher algum que abranja mais setores e aumenta a integração na organização. Isso vai depender dos recursos financeiros disponíveis e da utilidade da ferramenta.

Uma das funcionalidades que não pode ficar de fora é o armazenamento em nuvem e os sistemas de backup. Se estamos falando de gestão de dados, nada mais justo do que optar por um software com essas funcionalidades, certo?

3. Fortaleça a segurança no uso de dispositivos

Muitas empresas contam com dispositivos como celulares, tablets e notebooks para realizar os serviços. Todos eles estão sujeitos a falhas inesperadas ou ação de hackers. É fundamental que a segurança abranja todas as possibilidades de acesso ao sistema e às informações da organização. Para tal, a autenticação e outros mecanismos de controle ao acesso são as opções mais comuns.

Outra alternativa é investir em ferramentas capazes de sincronizar os dados com o sistema da empresa e, dessa forma, proteger as informações. Além da segurança, também favorecem a agilidade dos processos. Não acredita? Pois saiba que um pedido lançado ou um contrato realizado fora do espaço físico da empresa, por exemplo, pode facilmente ser enviado automaticamente para o departamento responsável.

A dica para não fazer investimentos maiores do que o necessário é realizar um planejamento de implementação e treinamento da equipe. Não se esqueça também de contratar um serviço condizente com a quantidade de dados que circulam na organização, com a quantidade de setores, com a disponibilidade de capital e com a reputação das empresas do ramo.

4. Cuide do desligamento de funcionários

Você já parou para pensar na quantidade de informações que um colaborador leva consigo ao ser desligado da sua empresa? Se não quiser que esse seja um fator crítico e que a concorrência tenha dados privilegiados sobre o seu negócio, é melhor começar a cuidar da demissão de forma adequada.

No ato do desligamento, o ideal é garantir que todo o ativo sob posse do colaborador seja devolvido. A organização dos processos nesse momento é fundamental para facilitar a ação. A sugestão é, mais uma vez, agir junto ao departamento de TI. Caso contrário, sua negligência pode custar caro.

Não se esqueça que essa regra também se aplica ao crachá, documentos, ambiente virtual e demais itens relevantes que possibilitem o acesso remoto do ex-funcionário. Sendo assim, bloqueie os acessos e redefina senhas.

Ao adotar essas medidas, você poderá ficar despreocupado diante das panes elétricas e eventos externos, como é o caso das enchentes, por exemplo. Nenhum arquivo será mais deletado acidentalmente ou informações estratégicas cairão em mãos erradas.

Falamos muito sobre a gestão de dados no RH e os benefícios de investir nessa ação. Será que você realmente já está craque na segurança da informação do setor e entende sua importância? Na dúvida, é melhor ler este post.

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