A transformação digital trouxe diversos benefícios para as empresas. Com o avanço da tecnologia, diversos processos foram automatizados, o que gerou eficiência operacional e redução de custos. No entanto, os riscos de ataques e vazamento de dados também aumentaram. Daí a importância de se preocupar com a segurança da informação em RH.

Mas por que envolver o RH nisso? Bons sistemas tecnológicos de segurança são importantíssimos, mas não trazem resultados sozinhos. Quem manuseia os dados são os funcionários. Por isso, o RH — que tem a função de gerenciar pessoas — tem grande responsabilidade nessa tarefa.

Para você compreender melhor como o RH influencia na segurança da informação, explicamos neste post como os dois assuntos se relacionam. Quer saber mais? Confira a seguir!

Qual é a importância da segurança da informação para as empresas?

São muitas as informações sigilosas no dia a dia de uma empresa. Negociações em andamento, valores de contratos, fórmulas de produção etc. Todos esses dados devem ser guardados a sete chaves para que a organização não se prejudique em termos estratégicos e financeiros.

Para evitar problemas, é fundamental ter uma segurança da informação bem estruturada, o que só é possível quando há um trabalho em conjunto dos departamentos de Tecnologia da Informação e Recursos Humanos. Afinal, ter softwares poderosos para proteger os dados é tão importante quanto desenvolver uma política adequada para utilizá-los.

Como aplicar a segurança da informação em RH?

Faz parte do trabalho do RH alinhar os colaboradores às práticas e processos exigidos pela organização, o que inclui a segurança da informação. Veja, a seguir, alguns exemplos de como isso pode ser feito.

Criação de políticas de segurança da informação

O fator humano é o principal componente da segurança da informação, já que os funcionários são os maiores responsáveis pelo sigilo e proteção dos dados. Por isso, as organizações precisam implementar políticas de uso dos sistemas que envolvem documentos e arquivos, como aplicativos de compartilhamento, redes sociais e e-mails.

Também deve ser criado um código de conduta para orientar a equipe sobre as melhores práticas e erros que devem ser evitados. Isso elimina prejuízos causados, por exemplo, pelo compartilhamento acidental de dados estratégicos ou perda de documentos de terceiros.

É papel do RH, junto com as lideranças da empresa, participar da concepção dessas políticas e códigos. O departamento também deve fiscalizar o cumprimento das normas, trabalhando com os gestores para identificar e solucionar possíveis violações das regras.

Elaboração de treinamentos

Uma equipe preparada comete menos erros. Portanto, desenvolver treinamentos sobre segurança da informação é essencial para capacitar os funcionários para lidar com dados. Essas atividades são uma ótima maneira de ensinar o código de conduta à equipe, garantindo que todos os colaboradores assumam responsabilidade no processo.

Funcionários recém-contratados devem receber atenção especial. Por ainda estarem se adaptando ao ambiente da empresa, são os alvos preferidos de agentes internos ou externos que querem fraudar a organização.

Por isso, é preciso explicar as políticas de segurança da informação já durante o processo seletivo, para que o futuro colaborador tenha uma ideia inicial das normas que precisará seguir. Isso deve ser reforçado no onboarding (integração do funcionário), para que ele alinhe suas práticas às necessidades da empresa o mais rápido possível.

Antes de o profissional receber um computador e senhas de acesso, ele deve estar plenamente capacitado para evitar ataques e proteger seus dados, o que minimiza o risco de erro humano.

Garantia do sigilo de dados dos colaboradores

O RH é o principal responsável por resguardar as informações pessoais e bancárias dos colaboradores, pois elas podem causar grandes prejuízos se caírem em mãos erradas. Os dados da gestão de pessoas são muito estratégicos, isso porque estão relacionados ao status da empresa como empregadora.

Por exemplo: se um concorrente consegue acessar a lista de cargos e salários de outra empresa, pode usar essas informações para oferecer melhores condições de trabalho e atrair os melhores talentos do mercado, garantindo uma vantagem competitiva.

Para proteger esses dados, atuar em parceria com o setor de TI é fundamental. É preciso se certificar de que todos os documentos sejam criptografados e que mecanismos de segurança eficientes sejam implementados. Também deve ser feito o backup de todos os arquivos, a fim de evitar a perda de dados importantes.

Cuidados no desligamento de funcionários

Outro ponto-chave na segurança da informação em RH é desligar funcionários de forma adequada. Tenha em mente que os ex-colaboradores já tiveram acesso a todos os dados e processos da empresa, e que essas informações podem ser usadas de forma indevida se não forem tomados certos cuidados.

Todo ativo sob posse do colaborador deve ser devolvido no ato do desligamento. Isso se aplica aos documentos, crachá, dispositivos móveis e outros itens relevantes para a empresa. O mesmo deve ser feito em ambiente virtual: o e-mail do funcionário deve ser bloqueado e os acessos aos sistemas internos removidos. Senhas compartilhadas também precisam ser alteradas.

Como fazer a segurança da informação chegar a todos os colaboradores?

Além de elaborar as normas de segurança da informação, o grande desafio do RH é fazer com que essas práticas cheguem a todos os membros da organização. Apenas com a participação ativa da equipe inteira essas políticas cumprirão seu papel com eficiência.

Por isso, o assunto deve ser constantemente reforçado por meio de campanhas e atividades específicas, que eduquem o colaborador quanto ao uso correto das informações. O código de conduta precisa ser claro, e a capacidade de respeitá-lo deve ser avaliada antes mesmo de o funcionário ser contratado.

Para atingir esse objetivo, é primordial planejar ações adequadas de treinamentos, endomarketing e comunicação interna.

Agora que você já entendeu a importância da segurança da informação em RH, é hora de colocar o que aprendeu em prática. Avalie o cenário da sua organização, veja o que pode ser melhorado e mãos à obra! Com isso, certamente você conseguirá otimizar processos e trazer ótimos resultados para o negócio.

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