Contratação no eSocial e outras mudanças que o RH precisa saber!

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De alguns anos para cá, muita coisa tem mudado no relacionamento entre as empresas e seus colaboradores. Esse é o caso das novas regras de terceirização e da reforma previdenciária, que está para ser aprovada. A partir de janeiro de 2018 passou a vigorar no país, também, a contratação no eSocial. 

Ao contrário do que muitos pensam, o modelo contratual não veio para dificultar a vida do RH. A ideia é justamente permitir que os processos sejam simplificados. Assim, o departamento pode focar questões estratégicas.

Para você ver que o eSocial não é um bicho de sete cabeças, continue a leitura e conheça as mudanças provocadas por ele!

O que é o eSocial? 

Antes de explicarmos as mudanças do eSocial, é necessário entender de que se trata. Basicamente, podemos defini-lo como uma folha de pagamento digital que é vinculada à ferramenta que as empresas já utilizam para realizar a confecção do documento.

O Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas é um programa governamental que tem o objetivo de unificar os detalhes relativos ao fechamento da folha de pagamento, a fim de facilitar o processo de cumprimento das obrigações trabalhistas.

Vale lembrar que a ferramenta tem objetivos fiscais, mas também jurídicos. Por isso, ela está ligada ao Ministério do Trabalho, mas também à Receita Federal, INSS e até mesmo à Caixa Econômica Federal.Com as alterações, devido a incompatibilidade de sistema, neste momento serão dois sistemas de abastecimento, portanto o que deveria facilitar, pode perder essa conotação. E ainda teremos flexibilização na área de segurança e medicina do trabalho.

O funcionamento do eSocial é bem simples. O profissional de RH envia todos os dados necessários (como horas de trabalho, folha de pagamento, admissões, mudanças salariais etc.) sobre os colaboradores a uma série de órgãos federais que regulamentam a relação trabalhador-empresa, como o Caged (Cadastro Geral de Empregados e Desempregados), GFIP (Guia de Recolhimento do FGTS) e Rais (Relação Anual de Informações Sociais)

Quais as mudanças propostas ao RH pela contração no eSocial?

É preciso atentar para o que diz respeito à contratação no eSocial quanto à adaptação pela qual o profissional de RH deve passar. O primeiro passo é conhecer a ferramenta, seguido pela adequação da empresa (vale lembrar que existem mudanças dependendo do porte do empreendimento, mas também se ele é público ou particular).

Além disso, é preciso compreender as informações que precisam permanecer no banco de dados e quais não precisam ser mantidas. Mas isso é só o começo, conheça melhor os impactos a seguir!

Folha de pagamento 

As regras que ditam a produção da folha de pagamento passaram a ser mais rígidas. O maior controle dos dados repassados quer garantir a concessão de direitos como abono salarial e até mesmo o seguro-desemprego aos trabalhadores. 

Quanto aos acidentes de trabalho, eles precisam ser comunicados pelo eSocial, resultando em afastamento ou não. Por sua vez, as empresas precisam estar atentas à rescisão contratual, especialmente para poder cancelar um aviso prévio, pois o sistema aguarda isso. 

Admissões e demissões

Os prazos para informar ao governo sobre as admissões e demissões também foram modificados. Por exemplo, a admissão precisa ser cadastrada no eSocial até o final do dia anterior à contratação

A demissão também precisa ser informada. Tal envio precisa ocorrer até 10 dias após a rescisão contratual.

Setores

Uma mudança interessante provocada pelo eSocial é a integração dos setores. Portanto, é importante que os processos organizacionais sejam revistados, a fim de que o RH e as áreas jurídica, contábil e financeira estejam alinhados. A ideia é que todos os profissionais estejam cientes sobre dos processos trabalhistas. 

Isso ajudará na coleta de dados, inserção no eSocial, bem como na atenção ao prazo. As ferramentas utilizadas também precisam ser revistas para que não ocorram erros, que podem ser prejudiciais para as empresas. A agilidade e a confiabilidade nos processos permitirão maior cobrança do governo. Logo, é preciso se adaptar para tornar tudo mais claro.

Implementação 

Como afirmamos anteriormente, o processo de implementação da contratação no eSocial começou a vigorar ainda no primeiro dia de 2018, para empresas com faturamento superior a R$ 78 milhões, e em julho para outros empreendimentos. No entanto, uma série de etapas o constituiu e algumas delas ainda ocorrerão em 2019/2020. Portanto, é essencial que o RH tenha um calendário com as etapas

O documento deve conter desde informações sobre treinamentos até os dados que precisam ser enviados, mas também a adaptação dos softwares para enviar os documentos no formato de arquivo correto. 

Como o RH pode se adaptar?

A implementação da contratação no eSocial não foi para dificultar os processos do RH, mas para racionalizá-los. A ideia é reduzir os custos, simplificar as atividades permitindo ao setor que ele tenha não só mais eficácia, mas também seja mais produtivo. Portanto, para que a mudança flua é importante se preparar, como mostraremos a seguir!

Reúna dados dos funcionários

Antes da efetiva implementação do eSocial, a empresa precisa fazer a qualificação cadastral dos funcionários. Isso significa verificar os dados registrados na empresa, se eles estão de acordo com a base do governo, que por sua vez é da Receita federal, da CEF e o título de eleitor que devem constar os mesmo dados.

O governo já disponibiliza um aplicativo que facilita a verificação. Para conferir, basta que a empresa informe nome, data de nascimento, CPF e NIS do profissional para poder checar o cadastro. 

Mantenha a documentação em dia 

Uma dica bastante útil é manter a documentação em dia. Logo, qualquer mudança deve ser inserida o mais rápido possível no sistema, o que evitará erros, mas também esquecimentos. Após o envio de todos os dados, caso tenha alguma alteração deve encaminhá la também, exemplo: nome que altera quando casa, ou separa, nascimento de filhos e etc.

Para isso, crie uma rotina de verificação de mudanças e mantenha os setores informados sobre a questão. Quando todos estão alinhados, fica mais fácil fazer um controle e evitar as lacunas. 

Treine a equipe

Os colaboradores do RH precisam ser treinados para se adaptarem ao sistema e fazer uso eficaz dele. Uma prática a ser amplamente difundida é da importância de inserir dados assim que eles forem recebidos.

Além do RH estar envolvidos, todas as áreas da empresa devem estar em sintonia, como uma orquestra, para as empresas do Grupo 1 foi unificado o recolhimento, então a área fiscal deverá estar unida para a entrega de obrigações a fim de gerar as informações para a guia, haja visto que enviamos a folha de pagamento e o fiscal as notas fiscais. E após o envio é gerado a guia para pagamento.

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