A resposta pode parecer simples, mas o tempo de contratação é resultado de várias etapas. Quando uma delas demora mais do que deveria, o impacto se espalha por todo o processo.
O HR Monitor 2026, da McKinsey, aponta que o tempo mediano entre a aprovação da posição e a aceitação da oferta foi de 70 dias nos mercados pesquisados. Por outro lado, nas organizações que estão no quartil superior, esse mesmo processo leva cerca de 49 dias.
Ou seja, a diferença mostra que velocidade não depende apenas de encontrar candidatos.
Ela também está relacionada à forma como o processo é estruturado, às responsabilidades definidas e ao tempo que cada etapa leva para avançar.
Onde o tempo pode estar sendo perdido?
1. Aprovação da vaga
- A vaga precisa passar por vários níveis de aprovação?
- Além disso, quanto tempo passa entre a identificação da necessidade e a abertura efetiva do processo?
2. Divulgação
- A oportunidade está chegando às pessoas certas?
Afinal, uma vaga pouco clara ou mal direcionada pode aumentar o volume de candidaturas sem necessariamente melhorar a qualidade dos candidatos.
3. Triagem
- Quanto tempo o recrutador leva para analisar os candidatos?
- Além disso, existem critérios objetivos para priorizar os perfis mais aderentes?
4. Entrevistas
- Em primeiro lugar, quantas etapas são realmente necessárias?
- Além disso, existe sobreposição entre as entrevistas?
- Por fim, os gestores conseguem cumprir os prazos combinados?
5. Decisão
- Depois das entrevistas, quanto tempo a empresa leva para tomar uma decisão?
- Por fim, todos os envolvidos sabem quem precisa avaliar o candidato e em quanto tempo?
Além disso, quanto mais pessoas participam da decisão sem responsabilidades claras, maior pode ser o tempo de espera.
6. Proposta
Quanto tempo passa entre a decisão de contratar e o envio da proposta?
Da mesma forma, quanto tempo o candidato tem para responder?
Essa etapa também merece atenção, especialmente quando o profissional está participando de outros processos seletivos ao mesmo tempo.
Faça um diagnóstico rápido
Por exemplo, pense na última vaga que sua empresa fechou: Quanto tempo passou entre a aprovação da posição e a aceitação da proposta?
Agora divida esse período em etapas:
- Aprovação: ___ dias
- Divulgação: ___ dias
- Triagem: ___ dias
- Entrevistas: ___ dias
- Decisão: ___ dias
- Proposta: ___ dias
Depois, responda:
- Em primeiro lugar, qual foi a etapa mais demorada?
- Além disso, essa demora era realmente necessária?
- Em seguida, quem dependia de quem para a próxima etapa acontecer?
- Existe alguma etapa que poderia ser simplificada?
- Por fim, em qual momento o candidato ficou mais tempo esperando?
Assim, esse exercício simples pode ajudar o RH a enxergar gargalos que acabam ficando escondidos quando analisamos apenas o tempo total da contratação.
Velocidade não significa atropelar o processo
Contratar mais rápido não significa eliminar etapas importantes.
Em outras palavras, significa entender quais etapas realmente ajudam na decisão e quais estão apenas aumentando o tempo entre a abertura da vaga e a contratação.
Por isso, o HR Monitor 2026 recomenda simplificar o processo de aquisição de talentos, eliminar etapas desnecessárias, esclarecer responsabilidades e utilizar ferramentas digitais para aumentar a transparência e a disciplina do processo.
A pergunta, portanto, não é: “Como contratar o mais rápido possível?”
É: “Como tornar o processo mais eficiente sem perder qualidade?”
Checklist final
Antes de abrir a próxima vaga, pergunte:
- Temos critérios claros para a posição?
- As etapas são realmente necessárias?
- Além disso, cada etapa tem um responsável definido?
- Da mesma forma, existe um prazo para retorno ao candidato?
- Os gestores sabem quando precisam tomar uma decisão?
- Também estamos acompanhando o tempo de cada etapa?
- Por fim, sabemos onde o processo costuma travar?
Portanto, quanto mais claro o processo, mais fácil fica descobrir onde melhorar.
Agora, coloque o diagnóstico em prática
Em primeiro lugar, pegue uma vaga encerrada recentemente e faça a conta.
Quantos dias seu processo levou?
Em seguida, compare o resultado com cada etapa e identifique onde estão os maiores gargalos. A partir daí, escolha uma etapa para simplificar, uma para acelerar e uma para acompanhar de perto na próxima contratação.
